Primeiro, vamos para uma breve definição: O que são metas?
Você já se questionou o que de fato é uma meta?
Metas são objetivos, atingíveis, eleitos por um determinado período de tempo.
Quando você estabelece um prazo como por exemplo, até final do ano irei trocar meu carro, vou fazer a minha viagem dos sonhos, irei casar, essas podem ser consideradas metas.
Definindo metas claras, objetivas e atingíveis fica mais fácil saber como alcançá-las.
E é claro que o mesmo vale para você que é gestor. Ter em mente onde a empresa quer chegar e como a sua equipe pode ajudar sem que isso cause alguma frustação é fundamental para o sucesso.
Em geral as metas estão voltadas para resultados relacionados com ganho de Mercado e de consequência novos clientes, majoração das receitas, por exemplo: aumentar a receita anual em 20% no primeiro trimestre, ou aumentar a produção se o produto ou serviço tiver demanda instalada, etc.
E então, como faço para definir as minhas metas?
Com certeza, a definição das metas não é uma tarefa simples e nem fácil para o gestor, uma vez que se baseiam em métricas que o gestor não pode controlar. O gestor proativo pode criar mecanismos, metodologias e processos para atingir determinado objetivo, mas sem a equipe unida não pode garantir eficiências e resultados satisfatórios.
Metas reais sempre são positivas! Afinal nenhum gestor gosta de descer degraus de lucratividade ou mark-up, não é mesmo!?
Mas fica a dica óbvia: metas nunca podem ser negativas pois trazem efeitos desmotivadores para equipe e desencorajadoras para o gestor da empresa. Porém, é preciso ter cautela ao criá-las para não haver arestas a serem aparadas.
O Fundamental é que seja Top to Down, ou seja que desde CEO até os colaboradores, equipes, times e envolvidos no processo em foco participem da elaboração e definição. Uma espécie de micro-compliance.
Por exemplo, se a sua meta é crescer 30%, é preciso alinhar se há capital disponível para investimento, demanda, se produção e logística conseguem acompanhar esse crescimento também.
A participação ativa de todos envolvidos gera uma satisfação pois passam a se sentir responsáveis por aquela métrica por eles em conjunto definidas, e as chances delas serem atingidas e até superadas se tornam automaticamente superiores.
Agora chega de papo e vamos apresentar para você o Método SMART criado por Peter Drucker, um guru da administração moderna.
SMART, em inglês, significa esperto e é isso que a metodologia propõe, que as metas sejam eficientes e eficazes.
Para melhor entendimento a metodologia propõe que suas metas sejam estruturadas de acordo com 5 critérios que formam a palavra SMART:
>Specific – Específica;
>Mensurable – Mensurável;
>Attainable – Atingível;
>Relevant – Relevante;
>Time – Tempo.
>Specific
Esse critério prevê que suas metas sejam claras e objetivas, sem dúbias interpretações.
Vamos ao exemplo: Imagine que a meta do time comercial da ABRIL seja aumentar as vendas. Essa meta não é específica, pois o entendimento vai depender de cada leitor. Você pode ter imaginado aumentar as vendas em relação ao ano anterior, já outro leitor deste exemplo pode ter imaginado aumentar as vendas em relação a um único produto. Além disso, quanto é aumentar as vendas?
Uma solução para esse problema é ler a meta sem um contexto, por exemplo: aumentar o faturamento anual em 20% e a prospecção de Mercado em 10%. De forma direta e objetiva sempre.
>Mensurable
Definida a meta é necessário analisar se ela é capaz de ser mensurada, afinal não adianta definir uma meta se não conseguir medir os resultados durante a execução dos trabalhos e principalmente depois.
No nosso exemplo anterior (aumentar o faturamento mensal em 20%), sabemos que vamos precisar comparar o faturamento do período da execução dos trabalhos com o do período anterior para verificar se o resultado foi atingido.
Agora imagine que minha meta tenha sido aumentar receita durante o ano vigente. Mas aumentar a receita em quanto? Em R$ ou em %? Essa é uma meta que não é mensurável. Para efeito positivo a Meta tem de ser específica e aprimorada por exemplo para aumentar a receita em R$ 120 mil bruto durante o ano vigente.
>Attainable
Definida meta específica e mensurável é o momento de aferir se ela é passível de ser realizada. É possível atingi-la? Superada? Posso contar com as ferramentas de gestão disponíveis atualmente?
Uma meta inatingível pode criar um grande problema dentro do psicológico dos envolvidos e pode até gerar déficit em vez de crescimento.
Gestores sábios, Líderes não se deixam levar por vaidades e metas inatingíveis.
Existem muitas diferenças entre metas ousadas e impossíveis, de forma que o gestor deve sempre cuidar que elas sejam reais e alcançáveis.
Somente metas atingíveis são saudáveis. Obviamente que elas precisam ser desafiadoras, mas, passíveis de serem atingidas.
Seguindo nosso exemplo, a meta de aumentar a receita em 20%, analisando dados atuais que o crescimento natural está na casa de 10% à 12%, acreditamos (os envolvidos) que com um pouco mais de incentivo e esforço dos envolvidos é possível atingir 20% e talvez até superá-los.
Agora, a empresa possui receita de R$ 10 mil / mês, e o gestor traçar impor meta de aumentar a receita para R$ 100 mil / mês é improvável e/ou impossível de que essa meta seja alcançada e menos ainda superada, gerando frustação em todos envolvidos
O gestor deve avaliar se os recursos disponíveis na empresa são suficientes para a meta. Exemplo, os envolvidos precisam fazer prospecções diárias de 350 cron´s para atingir essa meta, mas só tem corpo técnico para 50. Ou deve-se rever a meta ou contratar mais corpo técnico.
Em cron´s entenda tarefas que envolvem os recursos disponíveis, telefones, linhas telefônicas, equipamentos, sistema de gestão, etc.
>Relevant
A meta definida deve impactar positivamente na sua empresa. Ser relevante! Trazer resultados e direcionamentos impactantes para a empresa conjuntamente com um cenário melhor que o anterior.
Os envolvidos definiram como meta trocar a frota de veículos da empresa até o final do semestre. A empresa possui cinco veículos, e normalmente dois ficam ociosos. Qual relevância e resultado ela trará?
Metas relevantes normalmente são relacionadas com: aumento de receita, diminuição de despesas, melhoria na satisfação de clima entre inúmeras outras.
Vamos ao exemplo: Ao atingir o aumento da receita mensal em 20%, a relevância está que em aumentando o faturamento é possível reinvestir mais em acordo com as metas definidas.
>Time
Como último critério, tudo tem que ter tempo certo e prazo para acabar. As metas sem datas de cumprimento tendem a não ser priorizadas e por vezes caem no esquecimento dos envolvidos.
Se a meta é, aumentar a receita em R$ 20 mil, ela é vazia. Em quanto tempo? Mensal? Trimestral? Semestral ou ainda anual?
Voltando ao nosso exemplo, aumentar a receita mensal em 20%, implicitamente e claramente está que os resultados devem ser apresentados em 30 dias.
Tenha uma meta relevante para o bem-estar os colaboradores
Cultura Top to Dwon no Brasil, ainda é contracultura.
Apesar de não ser critério de definição de meta SMART, é fundamental pensar em quem executa os processos. Ter uma meta relevante para eles fideliza e aumenta autoestima. A empresa vira uma espécie de grife exclusiva dos colaboradores.
Por exemplo, aumentar a receita e produtividade pode ser menos encorajador para trocar a cafeteria do que para aferir participação em resultados.
Lembrando que, o que paga conta é dinheiro! Presentinho, sorteio, agrado não manda o filho de ninguém pra Disney. Portanto, tenha metas objetivas e relevantes para quem trabalhará nelas.
Estou iniciando agora. Como definir uma meta?
Entender todos os critérios é importante, mas se ainda está meio perdido vamos tentar simplificar.
O primeiro passo é entender se o seu mercado é sazonal ou não.
Mercado sazonal tem características de grandes variações na receita, normalmente devido a commodities, datas comemorativas, etc. Imagine um Boticário ou Perfumaria. A receita dessa empresa nos meses dos namorados, dia das mães e pais, certamente são maiores, devida datas comemorativas. Esses dados devem ser levados em conta para calcular a meta.
Natal e aniversários devem ser desprezados. Um gera aumento na receita para todos os segmentos comerciais e outro é pontual e passível de medição somente com análise de perfil e persona da clientela fidelizada.
Você deve considerar os números atingidos do mesmo mês do ano anterior, aplicar a inflação e definir uma meta em cima desse valor que pode ser, por exemplo, de 20%.
Imagine que em outubro de 2018 eu tenha vendido R$ 80 mil. Para definir a minha meta de outubro de 2019 eu devo somar:
R$ 80 mil + Inflação + percentual de crescimento definido como meta que no exemplo é 20%.
Já se o seu mercado não é sazonal, considere o mês anterior do mesmo ano e aplique a porcentagem de crescimento desejada.
Para calcular a meta do mês de outubro de 2019, por exemplo, considere o mês de setembro de 2018. Calcule da seguinte forma:
Faturamento de setembro + Percentual de meta.
A definição de metas não é limitada a um ou a outro método.
Neste mesmo Boticário ou perfumaria, as metas podem ser definidas sem considerar o mercado sazonal e apenas nas datas citadas serem calculadas baseadas nesse cenário.
Na definição de percentual, vale a pena analisar os seus números e ver qual o seu crescimento natural e então colocar um percentual um pouco maior.
Ninguém acerta de primeira. As definições de metas passam por um período de ajuste, curto, porém necessário para que o gestor entenda seu novo negócio ou nova gestão.
Já defini a meta e agora?
Definida meta SMART, inicie a fase de implantação e execução.
De nada adianta ter uma meta definida e não executar!
Nossa meta real é aumentar receita mensal. O gestor proativo não pode acompanhar os resultados somente no final do mês.
Entre os envolvidos devem ser criadas e delegadas tarefas em conjunto para atingir o resultado. Ex: Prospectar 10 clientes semanais e converter pelo menos 4 deles.
A meta mensal continua sendo aumentar a receita, mas foram criadas e delegadas tarefas visando um objetivo semanal para conseguir atingir a meta.
Não esqueça de que todos envolvidos devem participar da definição dessas tarefas!
Tenha a meta em um local visível!
Mantenha a meta em um local visível e demonstre as atualizações constantes para que os envolvidos possam acompanhar a evolução dos resultados.
Um exemplo pessoal. Há longínquos anos tive a honra de trabalhar com um CEO que formava e motivava equipes pelo número de horas trabalhadas. Entre nós, havia uma competição saudável, pois, tratava-se de um produto novo, cuja necessidade de desenvolvimento, testes, homologação, aplicação e finalização era imediata. Assim cada envolvido independente da equipe dispunha de uma camisa exibindo o número de horas trabalhadas no projeto até aquele dia da semana. Exaustivo? Sim. Evoluímos? Demais. Motivador? Definiria particularmente como uma experiência sensacional para a época.
De forma que se a meta for atingir receita de R$ 50 mil/mês. Deve-se expor claramente as conversões realizadas atualizando diariamente. Assim, os envolvidos saberão que no dia 20, por exemplo, faturou 38 mil e precisam somar esforços para atingir a meta.
O gestor pode ainda aproveitar esses dados no momento de atualização e fazer uma ação motivadora rápida para todos envolvidos mostrarem no que estão trabalhando respondendo a três perguntas:
• O que eu fiz no dia anterior?
• Quais foram as conversões e expectativas?
• Quais são os planos para o próximo dia?
A @JCPJ possuem ferramentas e demonstra esses números através de dashboard´s específicos que podem ser customizados por cada meta, gestor, envolvidos, sendo possível acompanhar a evolução em tempo real.
Lembre-se, qualquer sistema de gestão auxilia, mas o contato pessoal, o corpo a corpo, a sabedoria de ser líder em vez de chefe é fundamental para um bom desenvolvimento dos trabalhos.
Metas bem definidas direcionam soluções e otimizam resultados.
